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DX推進の大きな第一歩。
CLOVA OCRで約60%の業務時間を削減し、
RPAとの連携で95%もの作業を自動化

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中央みらい会計事務所/トリプルエス株式会社

代表取締役/代表税理士:奥村 和仁様
IT管理責任者/税務スタッフ:小棚木 将仁様

  • 業種: 税務代理業務/経理記帳代行業
  • 導入製品: CLOVA OCR|レシート・領収書特化型

掲載日:2021.12.16

  • 課題

    • 日々大量の業務の中で繰り返される単純な業務を自動化し、注力したい業務にリソースをさきたい

    • レシート・領収書情報のデータ入力を自動化することで業務効率化を実現したい

    • RPAと連携して作業の自動化率を上げDX推進に繋げたい

  • 期待

    • CLOVA OCRを導入し、RPAと連携することで作業の自動化、業務効率化を実現する

    • データ入力にかかる時間を削減し、自社サービスの付加価値創造に取り組める業務体制を作る

  • 成果

    • 作業時間を約4割に削減、大幅な業務効率化を実現

    • 約6割もの時間創出で、人にしかできない自社サービスの付加価値を高める業務への取り組みが可能に

    • 単純作業においては95%もの自動化を達成

トリプルエス株式会社/中央みらい会計事務所とは?

中央みらい会計事務所は、中小企業経営者や個人事業主の方を対象に、「お客様の理想のみらいの実現のために、あらゆる側面から全力でサポート」することをクレドに掲げて税務代理業務を行っています。

トリプルエス株式会社は人手が足りず記帳ができない経営者・個人事業主の方の代わりに、経理記帳代行業や保険代理店業を行っています。経営者・個人事業主の皆様が、事業に集中できる環境をつくることを私たちの使命と考え、日々の仕事に取り組んでいます。

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  • 月のレシートは1万枚、作業時間は45時間超え!業務効率化が切実な悩みだった

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    奥村様:私たちが運営しているのは、中央みらい会計事務所とトリプルエス株式会社のふたつです。中央みらい会計事務所は税務代理業務を、付随する経理記帳代行業・保険代理店業をトリプルエス株式会社が行っています。

    今回CLOVA OCRを導入したのは、経理記帳代行業の部分。クライアントの多くは中小企業で、設立間もない新設法人や小規模法人なども多く、経理がいない企業の経理記帳を弊社が代行しています。

    記帳するときには、レシートや領収書の内容を人が入力してデータ化し、専用ソフトで扱えるようにしなければなりません。特に確定申告前の1~3月にかけては、膨大なレシート・領収書の入力作業が集中します。締め切りもあり、作業時間も限られているため、以前は社員総出で入力作業にあたっていました。

    スタッフからは「もっと時間があればそれぞれのクライアントの目指す未来に向けた提案ができるのに」という声も聞いていたのですが、決算時期は正しい書類を作って納品することが重要なため、時間が足りません。この入力にかかる作業時間を削れれば、よりお客様のためになる提案ができるのではないかと、非常に課題を感じていました。

    近年、ご依頼いただく経理記帳代行の数が右肩上がりで増えている状況と、膨大な数のレシートを手作業でデータ入力することに限界を感じていたこともあって、テクノロジーを活用し、DXを推し進めることで解決できればと思っていました。

  • 手書きやかすれ文字、フォーマットがバラバラでも正しく認識し、明細情報まで項目分類ができる!インボイス制度にも対応できると確信

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    小棚木様:もともと私は他業界にいた関係で業務効率化などに興味をもっており、税務・会計の業界に飛び込んだ時に単純作業にリソースを多く割いている業界特有の問題が気になっており、幣所ではその問題を解決すべく積極的にDXを推進しています。その関係で既にRPAを導入していたこともあって、「レシート・領収書のデータ入力を自動化できれば、大幅な業務効率化ができる。そうすれば人にしかできない付加価値の高い業務=提案に時間がかけられるようになる」という思いがありました。

    AI-OCRに限らずさまざまなツールを探している中でAI-OCRの存在を知り、AI-OCRを扱う複数の企業から試用版をいただいて使ってみたところ、CLOVA OCR 特化型(レシート・領収書対応)の読み取り精度が群を抜いて高いことがわかりました。数値の差でいうと他AI-OCRの精度が65~80%のところ、CLOVA OCRの精度は90%超えという結果でした。
    「これはいける」、とすぐに手ごたえを感じましたね。

    レシート・領収書は様々なフォーマットがあり、金額や品目が記載されている場所もバラバラです。ぼやけていたり、文字が薄くなっていたり、提出いただく画像が曲がっていたりと、認識しづらいものも多く含まれます。かつ、フォーマットの種類が多いレシート・領収書を読み取る必要があるため、様々なレシート・領収書を精度高く読み取れるCLOVA OCRは、非常に魅力的でした。

    CLOVA OCR(レシート/領収書特化型)で読み取り可能な例

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    金額だけでなく「アイスコーヒー 100円」と購入した商品名もしっかり認識・データ化し、
    明細情報まで項目分類する「CLOVA OCRレシート/領収書特化型」

    整然と情報が並んでいるレシートはある程度どの企業のAI-OCRも問題なく読み込めましたが、一部のレシートや領収書には手書き風のロゴ、フォントが独特なもの、現金払い・クレジット払いなどの文字情報が混在している場合があります。それらをすべて読みこめたのは、CLOVA OCRだけでした。

    また、その認識精度の高さから今後インボイス制度が始まってデータ化すべき情報が増えた場合にも、CLOVA OCRなら問題なく業務ができるという確信を持ちました。

    出典:国税庁特集ページ 「特集インボイス制度」
    https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice.htm

    そこから導入に向けて本格的な検討を始め、3ヶ月ほど検証をして導入を決定しました。認識精度はほぼ問題なかったので、検証期間中には、CLOVA OCRで読みとった情報のなかで会計上必要のない情報を省くためのマクロの作成、RPAとの連動を図ったときに問題がないかなどを実運用で試しました。

    また、現場でスタッフが運用するにあたり、「本当に税務・会計に使えるデータが得られるのか」、「AIを導入することで逆に手間が増えるのでは」などの不安を払拭したかったので、デジタルリテラシーのない人でも自発的に扱えるようにするためマニュアルを作成し、スタッフが迷うことなく操作できるようにオペレーションのフォローアップを行いました。

  • 「作業自動化率95%」を目指してCLOVA OCRとRPAを連携し、見事に目標を達成!

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    小棚木様:これまでにRPAを活用した決算書の自動印刷、財政状況の自動グラフ化は導入ができていたので、ワンアクションで仕事を完了できる状態になっていました。あとは紙のレシートや領収書をデータにできれば、大方の作業が自動化できる段階まで来ていました。

    今回CLOVA OCRを導入し、人が入力していたレシートのデータ入力業務をでき、RPAと連携することでこの作業の95%もの自動化を実現できました。

    具体的な作業工程としては、専用スキャナでレシート・領収書の画像を読み取り、JPG形式に変換した後、APIを呼び出しAI-OCRでの処理を実行。並行して特定のクラウドストレージに読み取った証憑書類をデータで自動保管しつつ、APIで取得したjsonデータをCSV形式に自動変換する、ここまでの一連の流れをRPAと連携し自動で行っています。その後、弊所で作成した税務・会計向け仕様のCSVチェックシステムを使って全体の約5%弱を手動で修正。最後に、専用ソフトに自動で取り込み、データ作成を行うという流れです。
    結果、レシートをスキャナに差し込むだけで、証憑書類を物理的に保存し、CLOVA OCRによって情報がデータ化され、項目別に整列された状態でCSVデータに変換することが出来るようになりました。

    全体フローのイメージ

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    実は、導入当時はAPIやjsonについて私自身まったくわからない状態でしたが、それらを理解してからは簡単に所内で運用している既存のシステムと連携させることができました。CLOVA OCRとRPAを連携したことで単純作業の95%が自動化、業務全体から見てもかかる時間も以前の4割ほどに削減できています。

  • ITテクノロジーと人の力をかけ合わせ、「納期スピードと正確な処理」を両立。効率性の改善により浮いた時間でサービス・コンサルの付加価値を提供していきたい

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    奥村様:CLOVA OCRを導入し時間に余裕ができたおかげで、「今後税制が変わるのでこういった対策をしましょう」「今のやり方ではなく、こう変えたほうがより経営にとって良いのでは」などの提案に時間を使えるようになりましたし、新たな税務知識を習得する時間もでき、よりスピード感を持ってお客様に応じた提案ができるようにもなりました。

    我々の税理士業界でも、フィンテック・AI・RPAなど、日々、すごい速さでITテクノロジーが進化しDX化が進んでいるのを感じています。その流れに付いていく・対応していくことにより、クライアントに対しては「納期スピードと正確な処理」を両立したバックオフィス機能の提供が可能になると考えています。また、当事務所のスタッフには効率性の改善により時間的余裕を生み出すことができ、税務顧問サービスや経営コンサル業務に比重を置けることで、サービスの質的向上が図れると考えています。

    また、先程小棚木も申し上げたように、CLOVA OCRをインボイス制度で変わるレシート・領収書の処理にも活用できることが判明しました。このように、導入時には想定していなかったシナジーが、これからもどんどん生まれてくると思います。

    今後も人がやらなくていい部分はテクノロジーの力で解決し、人でしかできない領域に注力することで、お客様の「理想のみらい」の実現に取り組んでいきたいと思っています。

CLOVA OCRの5つの導入利点

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    CLOVA OCR特化型を導入し、約6割の業務時間を削減

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    CLOVA OCRとRPAの連携により、作業の95%を自動化

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    APIの連携・実装が容易かつ、導入ハードルが低い

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    手書きやかすれ文字、フォーマットがバラバラでも正しく認識。明細情報まで項目分類

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    自社(事務所)の付加価値創出への取り組みを可能に

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